Viagens Corporativas após o COVID-19: chaves para redesenhar a estratégia em viagens de negócios


Mais informações, mais digitalização e o papel do Duty of Care são algumas das chaves para retomar as viagens de negócios após a pandemia

As viagens corporativas após o COVID-19 enfrentam um quadro de mudança e incerteza. O desafio para as empresas é redesenhar a estratégia de viagens de negócios de mãos dadas com a agência de viagens corporativa, para que possam voltar a envolver os viajantes e fazê-los sentir-se seguros.

 

De volta à estratégia de viagens corporativas após o COVID-19

O regresso à estratégia de viagens corporativas após o COVID-19 assenta em três pilares principais: primeiro, reiniciar o programa de viagens e voltar a envolver os viajantes corporativos; segundo, estabelecer um compromisso eficaz com o viajante de negócios e aumentar a informação durante a pandemia; em terceiro lugar, considerar como será o futuro das viagens corporativas.

 

Como os gestores de viagens podem reiniciar o programa de viagens e voltar a envolver os viajantes corporativos após o COVID-19

Uma vez que as viagens corporativas não são uma opção para a grande maioria dos viajantes, é o momento perfeito para os gestores de viagens reverem e reavaliarem os programas de viagem e desenvolverem estratégias para voltar a envolver os viajantes corporativos para que estejam prontos a regressar às viagens de negócios.

É importante considerar como pode alterar a sua estratégia aérea e hoteleira, juntamente com a melhor forma de assegurar que os seus viajantes corporativos tenham acesso a informações essenciais e se sintam envolvidos no programa de viagens.

 

Esta revisão tem três passos:

Passo 1: Revisão da Estratégia Aérea (ASR)

Uma revisão da estratégia aérea fornece uma imagem clara da sua posição atual para ajudá-lo a remodelar o programa aérea de acordo com as necessidades de negócio em mudança. Uma análise aprofundada da sua atividade através de um histórico em múltiplas áreas, incluindo mercados principais e fundamentais, despesas, segmentos, quota de mercado/rendimento, categoria tarifária (económica, business…), etc., permitir-lhe-á conhecer a sua ‘pegada de viagem’ e identificar as empresas que melhor se adaptam ao seu programa de viagens.
Considerando o impacto que o COVID-19 está a ter no sector aéreo, é importante analisar plenamente a situação atual dos seus fornecedores:

  • Inclui o impacto da crise na indústria aérea (por região, grupos de operadores, risco de imobilização, consolidação).
  • Faça uma previsão para os próximos meses (redes, gestão de inventário, preços).
  • Leve a cabo uma avaliação de risco dos seus operadores preferidos (exposição financeira dos operadores preferidos em risco)

É também fundamental estudar como as mudanças na indústria aérea irão afetar o seu programa:

  • Análise a evolução da sua atividade por país, sector de viagens geográficas, mercado e grupo de companhias aéreas.
  • Desenvolve uma visão geral das mudanças na concorrência das companhias aéreas (pré-/pós-crise) no programa global e nos mercados-chave.
  • Compreende o impacto da evolução da concorrência nos acordos com companhias aéreas. Como tem evoluído o seu poder negocial, que operadores alternativos podem ser utilizados?

Quando as empresas retomarem viagens de negócios, estarão numa posição mais forte para conceber estratégias de negociação que maximizem os seus benefícios, quer através de um pedido completo de proposta, esforço de renegociação ou extensão, quer com a gestão e melhoria contínuas do seu programa de viagens.

 

Passo 2: Avaliação e estratégia hoteleira

A indústria hoteleira irá mudar como resultado do COVID-19, mas os objetivos permanecem os mesmos para os gestores de viagens e as poupanças estão no topo da lista de prioridades (depois da segurança).

Embora muitas cadeias tenham concedido a sua ajuda e apoio durante o tempo de alerta para emergências e necessidades especiais relacionadas com viagens, muitas propriedades individuais optaram por fechar temporariamente por um período de tempo indefinido. E os seus funcionários foram totalmente afetados por isto, até enfrentaram reduções de pessoal ou suspensões de contratos.
No entanto, isto não significa que não possa ou não deva trabalhar no seu programa de viagem em termos de redesenhar uma nova estratégia hoteleira. Monitorizar as tendências do mercado, criar uma estratégia de mercado para negociações de tarifas quando as viagens da sua empresa forem retomadas, e desenvolver planos de contingência irão prepará-lo melhor para o futuro.

Existem vários aspetos do seu programa hoteleiro que consideramos importante abordar:

  • Avaliar as variações de tarifas de ano para ano a nível de mercado e de propriedade.
  • Avaliar o tipo de tarifa: É agora a altura ideal para mudar para tarifas mais dinâmicas?
  • Considere implementar metas de tarifas para influenciar os viajantes de negócios a tomar decisões de compra inteligentes.

Incorporar estas estratégias significa que pode rever o seu programa para atender às necessidades e ao novo panorama de viagens emergente.

 

Passo 3: Compromisso do viajante

Neste novo cenário, é importante começar a preparar o seu novo programa de viagens e comunicações para quando os viajantes corporativos precisarem de começar a planear, reservar e viajar novamente.

Sabemos que o panorama de viagem está a mudar e irá mudar, por isso agora é o momento ideal para rever os ativos de viagem, atualizar o conteúdo e o tom, e assegurar que os seus viajantes sabem onde encontrar informação e o que fazer antes de começarem a viajar.
Existem várias áreas essenciais a considerar:

  • Programa de viagens de marca – O seu programa de viagens tem uma identidade forte que os viajantes conhecem e confiam? Crie uma identidade, alinhada com a sua marca corporativa, para construir o reconhecimento e a autoridade da marca. Isto torna as suas comunicações mais eficientes e mais suscetíveis de captar a atenção dos viajantes.
  • Revisão da política de viagens e reformulação da mesma. A sua política de viagens é de fácil acesso e compreensão e está atualizada? Leve algum tempo agora para rever completamente o programa de viagem. Com a avaliação comparativa pode analisar como a sua política se compara com as políticas de viagens de empresas em indústrias semelhantes. As melhorias recomendadas e uma reformulação das políticas garantem que são atuais, eficazes e as melhores no seu sector.
  • Utilização de recursos visuais para melhor transmitir a política de viagens. Para ajudar os viajantes a assimilar a política de viagens, crie um infográfico de 1 página ou um vídeo de 1 minuto para destacar os pontos-chave da política e o que eles precisam de saber para começar a viajar. Inclua um link para o infográfico ou vídeo na sua intranet.
  • Atualização da intranet. Reveja o conteúdo do site corporativo e simplifique-o para que possa ser facilmente navegado por viajantes corporativos que precisam de informação atualizada de forma rápida e fácil. Adicione conteúdo melhorado, documentos atualizados, tais como a política de viagens, e assegure uma navegação fácil à informação essencial.
  • Atualização da OBT. Coloque mensagens dinâmicas e estáticas com impacto e especificidade ao longo de todo o processo de reserva para ajudar a educar e empurrar os viajantes para as decisões corretas de reserva no ponto de compra. Utilize técnicas de marketing e teoria da economia comportamental para ajudar os viajantes a tomar as decisões corretas e melhorar a sua ferramenta de reserva, criando uma experiência de fácil utilização, utilizando a marca do seu programa de viagens.
  • Personalização de aplicações e envio de mensagens. Se utilizar uma aplicação móvel, certifique-se de que a sua política de viagens está atualizada e adaptada para dispositivos móveis, fornecendo aos viajantes todas as informações sobre a política de viagens. Adicione mensagens personalizadas, específicas ao seu programa e assegurando que as características de segurança são totalmente ativadas.
  • Campanha de adesão de aplicações e OBT Encoraje os viajantes a utilizar as ferramentas que colocou à sua disposição. Promova os benefícios da utilização da OBT e da aplicação móvel. Concentre-se no benefício para o indivíduo e no valor acrescentado e nas características melhoradas que tornam o processo de reserva e gestão de viagens perfeito. Quanto mais pessoas utilizarem as ferramentas, mais poderosa será a sua mensagem.
  • Anúncios por e-mail e publicações sociais. Prepare e-mails e publicações nas redes sociais para promover e vincular ao conteúdo atualizado e para orientar os viajantes a encontrar as informações e documentos de que necessitam.

 

Envolver e manter os viajantes informados durante a pandemia de COVID-19

Um aspeto que encorajamos os gestores de viagens a lembrarem-se é que é essencial fornecer orientação em tempos de incerteza. Os viajantes procurarão substituir as viagens de negócios por opções alternativas de colaboração virtual para garantir que ainda possam ser produtivos num ambiente seguro. E é importante para as empresas manter a continuidade do negócio face a estes novos desafios.
Estes são os nossos melhores conselhos para motivar os seus viajantes:

  • Manter os viajantes informados.
  • Criar um modelo de e-mail simples para uma distribuição rápida e fácil com atualizações regulares para garantir que têm sempre a informação mais recente ao seu alcance.
  • Atualizar a página inicial da intranet com informações essenciais, com links para recursos úteis e perguntas frequentes.
  • Criar mensagens na OBT para aconselhar os viajantes sobre o que devem fazer.
  • Utilizar as redes sociais para partilhar as últimas dicas e ligações a recursos úteis.
  • Utilizar a sinalização digital para informar e orientar os viajantes para onde devem ir para obter as informações mais recentes.
  • Utilizar as mensagens móveis para chegar aos viajantes com atualizações em tempo real, à medida que as situações mudam.
  • Proporcionar alternativas de viagem.
  • Utilizar soluções de colaboração virtual e desenvolver um plano de comunicação para informar os viajantes sobre as opções virtuais para ajudá-los a retomar a nova normalidade.
  • Criar um guia passo-a-passo, incluindo as melhores dicas para a realização de uma reunião virtual bem sucedida.
  • Proporcionar orientação aos viajantes para partilharem com os seus contactos sobre a utilização da tecnologia de reuniões virtuais.
  • Quando a situação alterar, atualize os viajantes com factos e conselhos conhecidos.
  • Se um viajante estiver numa área afetada ou temer que possa estar infetado, contacte-o e forneça informações imediatamente.
  • Trabalhe com a sua agência de viagens para restringir as reservas de acordo com as suas orientações internas.
  • Bloqueie as opções de reserva na OBT de acordo com as suas regras internas.

O mais importante em tempos de incerteza é certificar-se de que os viajantes estão seguros, informados, sabem o que fazer, o que se espera deles e quais são as suas opções para continuar a fazer o seu trabalho da melhor forma possível. Transforme o programa de viagens para que os colaboradores possam trabalhar em conjunto, a partir de qualquer lugar e em qualquer circunstância.

 

O novo futuro das viagens de negócios

À medida que a procura de viagens de negócios regressa, será um quadro diferente.

Os viajantes terão novas necessidades e expectativas; as empresas terão novas prioridades e responsabilidades. Por conseguinte, é importante começar a preparar programas de viagem para que os viajantes que precisam de começar a planear, reservar e viajar novamente, o façam com todas as garantias.
Estamos a concentrar-nos em várias mudanças fundamentais que irão caracterizar o futuro a curto prazo das viagens de negócios. Cada um terá um impacto nos programas de viagem, no serviço que oferecemos na Barceló Viagens e no valor que lhe atribuímos.

 

O Duty of Care será mais crucial do que nunca
O Duty of Care subiu para o número 1 na lista de prioridades dos nossos clientes, e as preocupações dos viajantes sobre a saúde pessoal, segurança e o ambiente físico refletem a abordagem das empresas.

Um inquérito a mais de 1.200 viajantes de negócios em todo o mundo, para explorar o impacto do COVID-19 nos viajantes de negócios e para melhor compreender as suas necessidades quando retomarem as suas viagens: As três principais preocupações dos viajantes sobre viagens futuras estão relacionadas com medidas de quarentena pós viagem, distanciamento social, e limpeza do seu ambiente durante a viagem.
No futuro, a decisão de viajar será baseada na consideração de múltiplos fatores, incluindo o custo, a atenuação do risco e o bem-estar do viajante.

 

Informação exata e atempada será a chave para uma viagem segura
Os viajantes e gestores de viagens precisarão de muita informação para se sentirem confortáveis a fazer reservas e estarem preparados para viagens reais. Num futuro próximo, uma viagem de negócios “simples” poderia incluir novos protocolos (controlos de temperatura, testes rápidos no local nos aeroportos), certificações de fornecedores, medidas de segurança (máscaras, espaçamento) e regulamentos de entrada (documentação sanitária para países específicos, requisitos de quarentena).
O que estamos a fazer. Na Barceló Viagens estamos a identificar a melhor forma de selecionar informação de fornecedores, saúde e segurança, mantê-la atualizada e entregá-la a todos os públicos certos, a começar pelos nossos agentes.

 

As pessoas podem viajar menos, mas cada viagem será mais complexa, com maiores expectativas
Mais do que nunca, as empresas vão querer garantir um ROI ótimo para cada viagem de negócios, para assegurar o valor equilibra o custo. “Dar as mãos” aos viajantes para os fazer sentir seguros e protegidos no novo mundo irá aumentar o tempo que os nossos agentes passam na maioria das reservas, enquanto o valor da assistência especializada de agentes altamente qualificados será realçado.

O que estamos a fazer. Na Barceló Viagens estamos a reestruturar equipas, aumentando as competências e ajustando processos e tecnologia para que possamos ser mais eficientes na forma como servimos os nossos clientes.

 

As reuniões virtuais não vão desaparecer
Os últimos três meses mostraram como eventos externos podem causar perturbações maciças nas viagens físicas. Como as empresas em todo o mundo são forçadas a adotar (ou expandir) opções de colaboração virtual, a confiança em reuniões e eventos virtuais continuará muito para além do COVID-19.

O que estamos a fazer. Na Barceló Viagens trabalhamos para promover as nossas tecnologias e ofertas estabelecidas que conectam ‘estar na estrada’ e ‘permanecer atrás do ecrã’, de modo a que os colaboradores dos nossos clientes possam cooperar eficazmente em qualquer circunstância.

 

Estamos aqui para o ajudar a conceber os seus programas de viagem para ir ao encontro destas novas realidades, começando por colocar informação relevante e acionável na ponta dos seus dedos. Se procura aconselhamento e orientação, não hesite em consultar a sua equipa habitual de peritos na Barceló Viagens.

 

Acreditamos firmemente que o papel da Barceló Viagens como conselheira de confiança dos nossos clientes e dos seus viajantes é hoje mais crítico do que em qualquer situação anterior. Se esta pandemia nos ensinou uma coisa, é que estamos todos juntos nisto.