Como melhorar a política de viagens corporativas depois do COVID-19


Como melhorar a política de viagens corporativas depois do COVID-19 é o objetivo de todos os travel manager. A pandemia mudou o nosso mundo e muito especialmente tudo o que se refere a deslocações e viagens corporativas. Por isso, rever a política de viagens é a chave para garantir a segurança dos viajantes corporativos e ao mesmo tempo, manter a produtividade e o retorno do investimento em viagens de negócios.

Informação chave para melhorar a política de viagens corporativas

Duty of Care revelou-se a pedra angular de este novo cenário em viagens corporativas e influenciou de forma clara o trabalho do travel manager. Como explica Mercé Ferrán, Security Manager da BCD Travel, «a segurança dos empregados é obviamente a prioridade número um. As viagens para todos os destinos, não só aos de alto risco, devem analisar-se semanalmente à medida que a situação se vai alterando. É importante aproveitar este período de receção nas viagens, como o momento adequado, para começar a realizar alterações nas políticas de viagens de forma a salvaguardar o bem-estar dos viajantes».

– Segundo o questionário realizado em junho pela BCD Travel Research & Innovationas viagens de negócios começam a recuperar: 73% dos inquiridos afirmava que as viagens essenciais se estavam a realizar; em comparação aos 57% que fizeram a mesma afirmação há dois meses (abril 2020). A segurança é a principal preocupação neste novo cenário. Por onde deve começar um travel manager para garantir a segurança dos seus viajantes de negócios?

– Todos estamos conscientes da rapidez com que a informação é alterada hoje em dia, assim é muito importante que o fornecedor ou a agência de viagens corporativas o mantenha informado da forma mais clara e imediata possível, que o travel manager sinta que tem a informação atualizada e se estabeleça internamente como deve ser partilhada esta informação com as pessoas envolvidas no tema das viagens de negócios.

Travel Manager deve coordenar internamente os protocolos de segurança ‘gerais’ que se tenham estabelecido para adaptá-los às viagens de negócios, e assegurar-se que o viajante se sente apoiado e acompanhado adequadamente a estas necessidades.

Relativamente à política de viagens, recomendamos uma revisão, que deverá incluir, por exemplo, aprovações, caso de que não existam ou outras particularidades, como reservas antecipadas. Sob o ponto de vista de fornecedores, estar atento aos movimentos e notícias, sobre todo o tipo de linhas aéreas, riscos de falência, etc. Em relação aos alojamentos, assegurar-se que os estabelecimentos incluídos no nosso programa são os que garantem as medidas de segurança COVID-19.

 Como enfrentar a redução da oferta e as possíveis quarentenas

 – A redução de horários de voo e quarentena à chegada são os principais desafios de um programa de viagens, segundo o mesmo estudo mencionado na primeira pergunta. Como enfrentar a redução da oferta no programa de viagens?

– Os viajantes de negócios vão querer saber como decidir se devem viajar ou não, que linha aérea é a mais seguraque hotel é o mais limpo e o que devem fazer se se encontrarem num país que entre repentinamente em isolamento. Uma política de viagens clara e acessível dar-lhes-á a informação que necessitam para tomar a decisão correta e sentir-se seguros ao viajar novamente. Recomendamos observar as alterações fundamentais de procedimentos para proporcionar clareza e proteger os viajantes. É importante considerar a organização da viagem, com uma autorização mais rigorosa de viajar, interditar destinos, eliminar escalas para reduzir os riscos e rever a aprovação de viagens de um dia / viagens internas / viagens de último minuto.

Também é importante avaliar as possibilidades de repatriamentolimitar as viagens a destinos considerados de alto risco e providenciar a informação específica do destino, como destinos frequentes que podem ter mais recomendações / restrições de saúde / segurança.

– Mais ainda, o controlo intensifica-se e aumenta o tempo que o viajante irá passar no aeroporto. De que maneira pode refletir-se esta questão na política de viagens? O que se pode melhorar para que o viajante não se sinta improdutivo, mas sobre tudo, inseguro?

– É muito importante a comunicação e a consciencialização do viajante, que se sinta apoiado e acompanhado, antes da viagem, durante e depois da mesma. Para isso há que estabelecer, em caso de não existirem, protocolos de comunicação e seguimento desenvolvidos em torno do Duty of Care, que estejam claramente definidos e detalhados, mais ainda, coordená-los internamento com os departamentos envolvidos.

Aumento das deslocações rodoviárias

– As viagens em carro estão a aumentar como consequência das restrições em outros meios de transporte. De que maneira isto afeta uma política de viagens e como melhorá-la para adaptar-se a esta nova realidade de aumento de viagens rodoviárias?

– É preciso estabelecer, junto da área de segurança da empresa, as recomendações para os empregados que se vão deslocar desta forma, para que tenham todas as garantias de saúde. Neste sentido, recomendamos que as deslocações sejam efetuadas com companhias de aluguer de veículos, já que oferecem altos standards de segurança e coberturas em caso de avarias, acidentes, etc. Também é necessário e importante assegurar-se de que os viajantes têm consigo o seu Kit COVID-19.

– Outro estudo mais recente de BCD Travel Research & Innovation foca-se na nova normalidade nos hotéis para garantir a segurança. Como reavaliar a estratégia hoteleira na política de viagens? Quais são os aspetos fundamentais para garantir a segurança do viajante e o retorno do investimento da empresa?

 – Em primeiro lugar, como comentámos anteriormente, há que assegurar que os alojamentos incluídos no programa da viagem têm todas as garantias de proteção para a COVD-19. Mais ainda, recomendamos renegociar com os fornecedores tarifas flexíveis nas reservas para que se adaptem às alterações e cancelamentos de viagem. Assim os reports de BCD Travel são uma ferramenta de grande ajuda para analisar os destinos prioritários, alojamentos, hotéis e cadeias hoteleiras mais utilizadas para fazer este exercício.

– A geolocalização dos viajantes e o seu rastreio é a chave para poder atuar com rapidez em caso de surtos ou emergências. Como se gere este especto na BCD Travel? E como envolver o viajante para que veja nisto uma garantia de segurança e não um simples controlo de movimentos?

– A BCD lançou o programa BCD Security, que inclui a localização de todos os viajantes, e ainda a opção de contactá-los, tudo isto através de uma ferramenta muito intuitiva e de uso bastante fácil. Mais ainda, no momento de fazer as reservas para um destino passível de receber alertas, o viajante receberá um e-mail personalizado, a informar se está a viajar para um destino que necessita de visto, requisitos de vacinação e recomendações de segurança ou a informação sobre a COVID-19 nesse destino.

A empresa deve desenvolver protocolos, por conseguinte, a BCD Travel pode ajudar nesta questão, para aplicar essa informação e as vantagens que esta ferramenta oferece para atingir o Duty of Care e que o viajante se sinta acompanhado e com todo o apoio nas suas viagens de negócios.

– Precisamente o uso da tecnologia digital, não só para geolocalizar, se não também para realizar reuniões virtuais, cresceu exponencialmente com a pandemia. De que maneira pode a segurança cibernética refletir-se na política de viagens?

(conexões wi-fi de hotéis, aprovisionamento de tecnologia 4G aos viajantes…)

– Este tema é básico para a segurança, e deve rever-se internamente, neste caso com a coordenação dos Departamentos de IT ou segurança tecnológica, sendo que a segurança informática deve avaliar-se em todos os âmbitos da empresa, além dos dispositivos e acessos externos.

– Manter o viajante informado a todo o momento é garantia de segurança e um aspeto importante para o cumprimento integral da sua reserva. Que ferramentas de comunicação recomendamos como Security Manager de BCD Travel?

 – A BCD lança comunicações a todos os travel managers de todas as novidades e notícias que surgem, temos um departamento de comunicação que se assegura, que de forma imediata, se enviam atualizações de qualquer informação relativa à viagem, ocorrências no destino, etc.

Para os viajantes, a preparação e organização são a chave da confiança. Os riscos conhecidos e os requisitos da viagem devem ser comunicados no momento da reserva, dando assim tempo aos viajantes para que se preparem. Recomendamos um plano de comunicação prévio à viagem que inclua lembretes, dicas de viagem para maior tranquilidade e um plano de comunicação em rota que oferece alertas de risco em tempo real, notificações de políticas relevantes.

Através do programa BCD Security o viajante estará informado no momento de fazer a reserva a um destino de risco, antes de iniciar a viagem, receberá também alertas de saúde, segurança, visto ou COVID-19, pelo que se sentirá totalmente informado ao organizar a viagem.

Durante a viagem o travel manager terá acesso a localizar os seus viajantes em caso de que precise contactá-los por incidências não previstas e no regresso da viagem, recomendamos que se estabeleça um sistema de feedback (recolher a avaliação de fornecedores, conselhos e dicas), especialmente em destinos não habituais para partilhar as experiências com futuros viajantes.