Como as viagens de negócios se adaptaram à incerteza


A importância de ouvir o viajante corporativo em todas as fases da viagem para construir uma política de viagens dinâmica.

A pandemia COVID-19 teve impacto nas expectativas e sentimentos dos viajantes de negócios. Antes do seu surto, as viagens de negócios eram uma condição que os funcionários aceitavam sem grande hesitação.

Viajavam com uma frequência alta a moderada, às vezes com pouca previsão, a maior fonte de frustrações eram a espera nos aeroportos e a perda de tempo nas transferências de e para as reuniões. No entanto, agora a decisão de viajar é mais pessoal e ponderada.

A experiência de viagem mudou completamente tanto para os viajantes de negócios como para os gestores de viagens. Há novas considerações e requisitos. O sucesso do seu programa de viagens será baseado na sua capacidade de adaptação à mudança.

Perante novos cenários, precisamos de novas soluções que respondam proporcionando segurança face a toda a incerteza. Em busca de uma recuperação económica, as empresas retomaram as suas viagens de negócios porque estão conscientes do papel fundamental que desempenham para alcançar o sucesso nos seus negócios. Mas os viajantes corporativos enfrentam esta decisão com algum medo. A tediosa espera nos aeroportos e a perda de tempo nas transferências são remetidas para segundo plano porque a maior preocupação é o contágio em qualquer momento da viagem de negócios.

As 5 etapas da viagem de negócios através dos olhos do viajante

Cinco fases diferentes podem ser identificadas na experiência do viajante corporativo: decisão, reserva, preparação, viagem e regresso. Antes da pandemia, o foco estava em duas fases da viagem:

a primeira foi a fase de reserva, na qual se tratava de orientar os viajantes de negócios para os canais e decisões certos com base na política de viagens das suas empresas; a segunda foi a viagem em si, como era para manter os viajantes seguros e confiantes durante a viagem, enquanto procurava gastos responsáveis.

Com a presença do COVID-19, a abordagem muda e posiciona-se do início ao fim cobrindo as cinco etapas da viagem e começando com a decisão de fazer a viagem.

Nesta fase, deve haver uma lista de perguntas para discernir, tão objetivamente quanto possível, a real necessidade de viajar ou não. Por exemplo: Esta viagem cumpre as diretrizes da empresa sobre viagens essenciais? Pertenço a um grupo de risco devido às minhas características? O processo de aprovação interna mudou? Que restrições estão atualmente em vigor no destino? Que requisitos devo cumprir?

Daí a importância de ter uma política de viagens atualizada e que os gestores de viagens informem os viajantes corporativos das mudanças que nela foram incluídas através de vários canais de comunicação. O objetivo é ter a informação mais atualizada possível e transmitir-lhes confiança de que a empresa está a seguir o Dever de Cuidado dos seus colaboradores. Além disso, os viajantes corporativos ao serem informados de quaisquer alterações à política de viagem podem cumprir o seu Dever de Lealdade e exercer um exercício de responsabilidade a partir da abordagem da própria viagem.

Na segunda fase do circuito, a reserva, os viajantes necessitarão de mais conselhos do que anteriormente para discernir qual a companhia aérea que oferece mais garantias do que outras, quais os hotéis que oferecem uma maior experiência de contacto, entre outras questões. A perceção da segurança antes de viajar é um fator determinante para uma experiência satisfatória.

Uma vez reservada e confirmada a viagem, passamos à fase de preparação. Antes do aparecimento da COVID-19, para um viajante frequente esta fase consistia em reunir os documentos necessários para aceder ao seu destino (passaporte, visto, vacinas…). Agora o objetivo desta fase é o mesmo, mas implica menos homogeneidade internacional nos requisitos de entrada para os diferentes países, mesmo nas companhias aéreas e empresas de transporte. Portanto, é necessária mais informação e está em constante atualização: Posso trazer bagagem de mão? Posso partilhar um transfere com um colega? O hotel tem uma aplicação para check-in sem contacto? O meu itinerário mudou desde que fiz a reserva? O meu destino requer um teste PCR realizado 72 horas antes? Para ajudar os viajantes corporativos e gestores de viagens, a Barceló Viagens oferece um serviço de informação de alerta de viagem.

A etapa seguinte, a viagem em si, deixou de ser uma rotina profissional para se tornar um evento necessário, menos frequente mas mais crucial. O viajante de negócios fá-lo com preocupação e muitas dúvidas, pelo que deve sentir-se sempre acompanhado e ter respostas imediatas às suas perguntas. A Barceló Viagens disponibiliza o programa de soluções de segurança Business Travel Security, para que os gestores de viagens possam saber sempre onde estão os seus viajantes graças à sua geolocalização, contactá-los imediatamente, informá-los de alertas de viagem específicos e agir sobre quaisquer incidentes de saúde, meteorológicos, políticos, criminais ou outros que ameacem a sua segurança pessoal.

Finalmente, o regresso a casa torna-se um passo fundamental para os gestores de viagens extraírem dados para ajudá-los a esclarecer quais os fornecedores que oferecem as melhores garantias de viagem satisfatórias e seguras aos seus viajantes corporativos. A experiência de um viajante de negócios ajuda outros colaboradores a viajar mais seguros e atualizar a política de viagem da empresa para este fim.

É de grande importância ouvir os colaboradores, uma vez que provavelmente estão a sentir mais stress durante a pandemia, tanto a nível pessoal como profissional. Se uma boa comunicação interna entre a empresa e o empregado era fundamental antes, ouvir os viajantes corporativos pelos gestores de viagens das suas empresas é agora ainda mais crítico. É fundamental para o feedback da sua experiência para construir um programa de viagem do dia-a-dia, uma vez que a incerteza gerada pela pandemia requer uma política de viagem dinâmica, que é atualizada à medida que a situação evolui.

Para atender a todas estas novas necessidades de viajantes de negócio, os gestores de viagens podem encontrar o seu parceiro nas equipas especializadas da Barceló Viagens para oferecer uma viagem de negócios com garantias de segurança.